Günümüzde çalışanların motivasyonunu artırmak ve iş yerinde pozitif bir atmosfer yaratmak için kişisel günlerin hatırlanması ve kutlanması büyük önem taşıyor. Ancak, büyük bir ekipte herkesin doğum gününü hatırlamak ve kutlamak zor olabilir. İşte bu noktada Microsoft Power Automate devreye giriyor. Bu yazıda, Power Automate kullanarak doğum günü bildirimlerini nasıl otomatikleştirebileceğinizi ve bu otomasyonun faydalarını ele alacağız.
Case Study: ABC Şirketi
ABC Şirketi, çalışanlarının doğum günlerini kutlamak için manuel olarak e-posta göndermekteydi. Ancak, bu süreç zaman alıcı ve hataya açık olduğundan, şirket Power Automate kullanarak bu süreci otomatikleştirmeye karar verdi.
Adım 1: Veritabanı Oluşturma
İlk olarak, çalışanların isimleri ve doğum tarihlerini içeren bir SharePoint listesi oluşturuldu. Bu liste, Power Automate'in her gün kontrol edeceği ve doğum günü olan çalışanları belirleyeceği temel veri kaynağı olarak kullanıldı[1].
Adım 2: Power Automate Akışı Oluşturma
Power Automate üzerinde yeni bir "Scheduled Cloud Flow" oluşturuldu. Bu akış, her gün belirli bir saatte çalışacak şekilde ayarlandı. Akışın adımları şu şekildeydi:
- Get Items: SharePoint listesindeki tüm kayıtları çekmek için kullanıldı.
- Apply to Each: Her bir kayıt için doğum tarihini kontrol etmek amacıyla kullanıldı.
- Condition: Doğum tarihi bugüne eşitse, bir e-posta gönderme işlemi başlatıldı.
- Send an Email (V2): Doğum günü olan çalışana kişiselleştirilmiş bir doğum günü mesajı gönderildi[2].
Adım 3: Test ve Uygulama
Akış oluşturulduktan sonra test edildi ve başarılı bir şekilde çalıştığı doğrulandı. Artık ABC Şirketi, her gün otomatik olarak çalışanlarına doğum günü mesajları gönderebiliyordu.
Faydaları
- Zaman Tasarrufu: Manuel olarak e-posta göndermek yerine, Power Automate bu süreci otomatikleştirerek zaman kazandırdı.
- Hata Azaltma: Otomatikleştirilmiş süreç, doğum günlerinin unutulmasını veya yanlış kişilere e-posta gönderilmesini engelledi.
- Çalışan Memnuniyeti: Çalışanlar, doğum günlerinde hatırlanıp kutlanmaktan memnuniyet duydular, bu da genel iş yeri atmosferini olumlu yönde etkiledi[3].
Sonuç
Power Automate kullanarak doğum günü bildirimlerini otomatikleştirmek, hem zaman kazandıran hem de çalışan memnuniyetini artıran etkili bir yöntemdir. ABC Şirketi'nin deneyimi, bu tür otomasyonların iş yerinde nasıl değer katabileceğini göstermektedir.